Veilig sportklimaat
Het bestuur van HVV Hollandia heeft als doelstelling een vereniging te realiseren waar eenieder zich op alle fronten veilig voelt. Om dit te bereiken moet binnen de vereniging grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar worden gemaakt en daar waar nodig worden aangepakt. Onder grensoverschrijdend gedag wordt verstaan:
- agressie en geweld
- discriminatie
· intimidatie
· pesten en/of uitsluiten
· seksuele intimidatie en misbruik
Helaas komen dit soort negatieve gedragingen soms toch voor en dan zijn er verschillende mogelijkheden hiermee om te gaan. Soms kunnen de negatieve ervaringen worden besproken met een leider, een trainer, een coördinator, of een bestuurslid van de club. Soms blijkt die stap echter te groot omdat het onderwerp gevoelig ligt. Of men wil de situatie liever eerst even met een neutraal persoon bespreken. In die situaties kan iedereen terecht bij de onafhankelijke vertrouwenscommissie van HVV Hollandia.
De leden van de vertrouwenscommissie zijn het eerste aanspreekpunt voor iedereen die op de vereniging te maken heeft met seksuele intimidatie of ander ongewenst gedrag. De vertrouwenscommissie is beschikbaar voor iedereen die opmerkingen of vragen heeft over grensoverschrijdend gedrag of die over een concreet incident een gesprek wil met iemand de bekend is binnen de vereniging. Wilt u een melding doen bij de vertrouwenscommissie? Lees meer in het reglement hieronder en mail uw melding s.v.p. naar [email protected]
Reglement Artikel 1 Toepassing reglement en definities
Dit reglement is van toepassing op:
- Leden van HVV Hollandia;
- Ouders/verzorgers van jeugdleden;
- Niet-leden die als vrijwilliger, commissielid, bestuurslid dan wel als betaalde medewerker werkzaam zijn voor HVV Hollandia.
Onder een melding wordt verstaan:
- Elke melding op het gebied van ongewenst gedrag, zoals beschreven in dit reglement.
Een melding kan worden ingediend door alle personen zoals omschreven in artikel 1 van dit reglement, alsmede door iedere gast van HVV Hollandia die wordt geconfronteerd met ongewenst gedrag.
Onder beklaagde wordt verstaan:
- Alle personen zoals genoemd in artikel 1 tegen wie een melding zich richt.
Met het bestuur wordt in dit reglement bedoeld het bestuur van HVV Hollandia. In geval van collisie tussen de bepalingen van dit reglement en wettelijke bepalingen, gelden de wettelijke bepalingen.
Artikel 2 Gewenst gedrag
- HVV Hollandia streeft naar een cultuur waarin leden, betaalde medewerkers en bezoekers op een sportieve en respectvolle manier met elkaar omgaan en waar eenieder zich veilig voelt.
- HVV Hollandia verwacht van haar leden, betaalde medewerkers en vrijwilligers dat zij zich ten opzichte van anderen gedragen met inachtneming van elkaars persoonlijke levenssfeer en met respect voor elkaars fysieke en geestelijke integriteit.
- HVV Hollandia verwacht van haar leden, betaalde medewerkers en vrijwilligers dat zij eenieder aanspreken die zich gedraagt op een wijze die door anderen als ongewenst wordt ervaren.
Artikel 3 Ongewenst gedrag
- Als ongewenst gedrag wordt beschouwd elk gedrag:
- Dat inbreuk maakt op het huishoudelijk reglement van de vereniging, of
- Dat door een ander wordt ervaren als sociaal isoleren, een gedraging die de sportbeoefening onaangenaam of onmogelijk maakt, bespotten of pesten, roddelen, bedreigen, verbaal of lichamelijk geweld, seksuele intimidatie, racisme of discriminatie, of
- Iedere andere handeling van een groep of van een individu, gericht tegen een persoon of personen die deze handelingen als ongewenst ervaart of ervaren.
- Voor de toepassing van dit reglement is niet van belang of de ongewenst gedraging op of in de onmiddellijke nabijheid van het complex van HVV Hollandia heeft plaatsgevonden. Bepalend is dat de ongewenste gedraging in de context van de activiteiten van HVV Hollandia hebben plaatsgevonden.
Artikel 4 De vertrouwenscommissie
- HVV Hollandia kent twee vertrouwenspersonen.
- Het bestuur publiceert de namen en contactgegevens van de twee leden van de vertrouwenscommissie op de website van HVV Hollandia.
- De leden van de vertrouwenscommissie worden door het bestuur benoemd, telkens voor een termijn van drie jaren.
- Ieder lid van de vertrouwenscommissie treedt op als vertrouwenspersoon.
- De vertrouwenscommissie heeft de status van onafhankelijk adviesorgaan binnen de vereniging.
- De vertrouwenscommissie komt ten minste eenmaal per jaar bijeen.
- De vertrouwenscommissie kan extern advies inwinnen of deskundigen raadplegen.
- De vertrouwenscommissie neemt een melding in behandeling nadat melder en beklaagde er niet in geslaagd zijn een melding onderling op te lossen, tenzij door de aard of ernst van de melding van melder niet redelijkerwijze kan worden verlangd om de melding met beklaagde onderling op te lossen.
- De vertrouwenscommissie is belast met:
- Helpen/ondersteunen van melders;
- Bemiddelen tussen melder en aangeklaagde indien partijen hier om vragen
- Adviseren van de voorzitter van het bestuur inzake de gegrondheid van de melding en de eventueel te nemen maatregelen
- Verrichten van nazorg
- De vertrouwenscommissie is uitsluitend verantwoording schuldig aan de melder.
Artikel 5 Procedure in geval van ongewenst gedrag
- Degene die melding doet kan de vertrouwenscommissie of een van haar leden benaderen om over zijn/haar situatie van gedachten te wisselen en nader te bezien of en zo ja, welke vervolgstappen kunnen worden genomen.
- Degene die melding doet heeft de keuze uit de volgende mogelijkheden:
- Inzetten van een bemiddelingstraject
- Volgen van de formele meldingsprocedure van de vertrouwenscommissie (zie hieronder)
- Maken van een formele melding bij het bestuur dan wel de tuchtcommissie
- Deze mogelijkheden kunnen afzonderlijk, maar ook volgtijdig worden toegepast.
- Degene die melding doet kan bij de vertrouwenscommissie aangeven dat hij/zij niet met naam en toenaam wil worden genoemd in de afwikkeling van de melding.
Artikel 6 Meldingsprocedure
- De indiening van de melding kan mondeling of schriftelijk geschieden bij een of meer leden van de vertrouwenscommissie en bevat een omschrijving van de gebeurtenissen voorafgaande en tijdens het door de melder waargenomen ongewenste gedrag onder vermelding van de personalia van de beklaagde(n).
- De vertrouwenscommissie bevestigt per omgaande de ontvangst van de melding aan de melder en zorgt ervoor dat, zodra dit redelijkerwijze mogelijk is, de beklaagde(n) op de hoogte wordt gesteld van het feit dat er een melding tegen hem of haar is ingediend.
- Indien een melding betrekking heeft op een bestuurslid van Hollandia, zal de vertrouwenscommissie tevens melding maken bij de voorzitter van het bestuur. Betreft de melding de persoon van de voorzitter, zal de melding worden gedaan bij de secretaris.
- Meldingen die naar de mening van de vertrouwenscommissie niet tot haar competentie behoren, worden niet in behandeling genomen. De vertrouwenscommissie stelt de melder hiervan op de hoogte. De vertrouwenscommissie kan op geanonimiseerde basis contact opnemen met de tuchtcommissie om te voorkomen dat beide commissies zich onbevoegd verklaren.
- Binnen twee weken na ontvangst van de melding wordt melder in de gelegenheid gesteld zijn of haar melding mondeling toe te lichten ten overstaan van de vertrouwenscommissie. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat in afschrift aan de melder en beklaagde wordt gezonden.
- Degene die melding doet heeft te allen tijde de mogelijkheid de melding in te trekken.
- De beklaagde wordt in de gelegenheid gesteld zich binnen twee weken na ontvangst van het verslag in schriftelijk of mondeling te verweren ten overstaan van de vertrouwenscommissie. Een afschrift van het schriftelijk verweer zal aan de melder worden verstrekt.
- Van een mondeling verweer wordt een verslag gemaakt, dat in afschrift aan beklaagde en melder wordt gezonden.
- Binnen zes weken na indiening van de melding brengt de vertrouwenscommissie een met redenen omkleed advies uit aan de voorzitter van het bestuur over de gegrondheid van de melding en de eventueel te nemen maatregelen. Het bestuur kan de volgende maatregelen opleggen:
- Waarschuwing
- Tijdelijke schorsing
- Royement
- Beëindiging van een arbeidsovereenkomst
- Beëindiging van het bestuurslidmaatschap
- Ontzegging van de toegang tot de vereniging
- Een andere door de vertrouwenscommissie te adviseren maatregel
- Binnen twee weken na het uitbrengen van het advies neemt het bestuur een beslissing.
- Via de voorzitter van het bestuur ontvangen de melder en de aangeklaagde een exemplaar van de met redenen omklede beslissing. De vertrouwenscommissie ontvangt een afschrift van deze beslissing.
- Indien de aard van een melding zulks rechtvaardigt, kan de vertrouwenscommissie melder alsmede het bestuur adviseren om aangifte te doen.
- De leden van de vertrouwenscommissie hebben een geheimhoudingsplicht ter zake van al hetgeen hen in de hoedanigheid van lid van de commissie is toevertrouwd.
- De commissieleden treffen redelijke voorzorgsmaatregelen om het vertrouwelijke karakter van hun communicatie te waarborgen.
Artikel 7 Vastlegging en rapportage
- De vertrouwenscommissie zorgt voor een adequate en veilige vastlegging van haar activiteiten. Hierbij voldoet zij aan de eisen die de privacywetgeving stelt op het gebied van vastlegging en archivering.
- Tenminste tweemaal per jaar brengt de vertrouwenscommissie verslag uit aan het bestuur. In dit verslag wordt een beeld gegeven van de aard en de omvang van de meldingen en de wijze waarop deze zijn afgehandeld.
- Indien in enig jaar geen meldingen worden ontvangen, dan rapporteert de vertrouwenscommissie dit aan de voorzitter van het bestuur.
Artikel 8 Onvoorziene gevallen
- In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur na overleg met de vertrouwenscommissie.
Artikel 9 Inwerkingtreding reglement
- Dit reglement treedt in werking op 1 december 2022 en geldt voor onbepaalde tijd.
Akkoord: 15 november 2022
